本系統可以通過數碼照相機、掃描儀等設備，將紙質公文、檔案轉化為電子文檔（數字化）存儲到數據庫中，同時記錄該文檔的相關信息。相關信息可以包括文檔名稱、文檔類別、簽發部門、簽發人員、簽發時間；電子文檔采錄時間、采錄人員；圖像格式、備注等。查詢時可以通過全部存儲條件進行檢索。具有文檔記錄的列表輸出、圖像旋轉、瀏覽、放大、縮小、導入、導出、打印等功能。